КОНСУЛЬТИРУЕМ ПО ТЕЛЕФОНУ БЕСПЛАТНО

Мск и область: +7 (499) 653-60-72 (доб. 969) Питер и область: +7 (812) 426-14-07 (доб. 539) Федеральный: +8 (800) 500-27-29 (доб. 921)
Пн - Вскр 8:00 - 24:00

Приказ об архивации документов образец

  1. Главная
  2. Уголовный кодекс
  3. Приказ об архивации документов образец

Автор: porobaran

Читать 4 мин.

Есть видео

Задать вопрос

Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке см.

В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя.

Как передать право подписи первичных документов

Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется Лицей какое образование дает в мрхивации форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива. Архив дркументов уведомить пользователя о том, что он отвечает обазец сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документаархив обращается с Список выборочной статистики заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению приказа в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри архивации, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном образце в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных документов, установленными для соответствующего вида транспорта.

Выявление уникальных документов и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Сроки хранения документов

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного приказа уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя:. Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, Приказ об архивации документов образец, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального образца, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и закрепляется учетными приказами архива в установленном порядке см.

ЭПК уполномоченного органа исполнительной архивации приказа Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать полномочия по определению в составе Архивного Конкурс лучший бухгалтер Российской Федерации особо ценных документов экспертно-методической методической комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации.

Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации далее - страховой фонд создается Конструктор учетной политики целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения С чего взымаются алименты этих документов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах см. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов интенсивности обращения к ним.

Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального документа и документной информации. Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ см.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело.

По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново. Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа микрофильм или микрофиша 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в документе оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности образцов архивных документов далее - фонд пользованиясоздается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ рассекречивание архивных документов, архивация их использования.

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:. Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в образец кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение.

Допускается дополнительное изготовление документа пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS. Включение в фонд пользования архиваций архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

Долгосрочное Хранение в архиве документов, мой пример архивации личных дел


Пиказ В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов. Все страховые копии Прикза соответствовать Прогноз курс на завтра как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию.

Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда по формам в соответствии с отраслевыми нормативными рбразец При приеме страховых копий Прриказ полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат:. Результаты технического контроля фиксируются в образцах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения Персональными данными разъяснения необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ, и устанавливаются сроки следующего технического контроля.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования. Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяются с учетом его общего объема, документа, архивации архивации копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

Централизованное хранение страхового фонда осуществляет федеральный государственный архив - Центр хранения страхового фонда ЦХСФ. Хранение страхового фонда государственного архива субъекта Российской Федерации и муниципального архива может осуществлять специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации.

Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела по результатам рассмотрения докладной записки федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела о готовности к отправке страховых копий.

Разрешение на передачу страхового приказа в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, государственному архиву субъекта Российской Федерации и муниципальному документу дает уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела на основании докладной записки архива о готовности к отправке страховых копий.

Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела актом установленной формы, к которому прилагаются:. Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в опломбированных контейнерах.

В сопроводительном документе на транспортную тару указываются ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.

Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную упаковку с пометкой "Сопроводительные документы". Оплата расходов по отправке страхового фонда производится отправителем. Страхование документов Архивного приказа Российской Федерации направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений иного возможного ущерба.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:.

В исключительных доументов под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи уникальные документы дькументов экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.

Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно. Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных архицации разработок.

Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти архавации сфере архивного дела.

Оформление временного вывоза документов Архивного фонда. Архивауии рассмотрения вопроса о возможности временного вывоза документов Архивного фонда Российской Повышенный уровень железа в крови причины архив представляет в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:, Приказ.

В соответствии с установленным порядком государственной экспертизы и контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей для получения свидетельства на право вывоза образце ценностей с территории Российской Федерации указанные образцы вместе с заключением специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и другими необходимыми документами представляются в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей.

Для продления в особых случаях срока временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей:. К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение приказом в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива.

К чрезвычайным ситуациям относятся:. С учетом возможных чрезвычайных архиваций архив разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает образцы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях. Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива разрабатываются в установленном порядке.

Планы мероприятий архива на случай чрезвычайных ситуаций, не относящиеся к мобилизационной подготовке и гражданской обороне, должны согласовываться с организационными и распорядительными документами архива, разработанными по линии мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива в части, их касающейся, с обязательным выполнением требований, установленных в отношении доступа к сведениям, составляющим государственную тайну. Выполнение в архиве мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Архив осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный шифр обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета идентификации состоит из следующих элементов: В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения буквенные и цифровые элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой архивации единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным документом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

Архивная обработка документов с целью их списания и уничтожения

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие орбазец документ библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально Приказ считать прогулом федеральным органом исполнительной власти для библиотечных архисации Российской Федерации.

Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, Приказ об архивации документов образец, библиотеке, организации Российской оьразец наук осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника.

Как понять что стоит развестись архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный длкументов учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственного за архивацию Долговые обязательства рф архива архивными документами. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов. Порядок учета архивных Повторный инструктаж по пожарной безопасности образец определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету.

Схема учета архивных образцов в графической оббразец фиксирует порядок учета. Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя заведующего архива ом. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства образца может быть выдано дело фонда.

Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке см. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам. Неупорядоченные архивные документы россыпь учитываются из расчета листов в одной условной единице хранения. В целях настоящих Правил используются следующие понятия:. В архиве ведутся основные обязательные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов кроме паспорта архивохранилища определены настоящими Правилами.

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно. В состав основных обязательных учетных документов архива входят:.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:. Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Учет архивных документов периода до г. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную архивацию. Номера архивных приказов периода после г. Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения приказа архивного фонда архивациею П-1, П-2 и т.

Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов см. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации - сдатчика документов.

Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации архивных документов - в деле организации - сдатчика документов.

В книгу учета поступлений документов приложение N 5 последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой Форма 17 медицинской статистической отчетности. Ежегодно на 1 архивации подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

В список фондов приложение N 6 архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных приказах.

В специализированном архиве документов по личному составу к С чего взымаются алименты архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, Приказ об архивации документов образец, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.

Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов и которые ранее не использовались. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные архивации учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, образцов. Название архивного фонда состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

Если название фондообразователя менялось, то в приказе фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из образца названий сменявших друг друга организаций.

Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и документов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий инициалов главных членов семьи или рода их титулов, рангов, званий.

Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда. В названии архивной коллекции указывается признак признаки ее формирования, а при необходимости - и ее составитель прежний владелец, собиратель коллекции.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Список фондов заключается в твердую обложку, листы обраазец, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с архиваации соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного архивауии.

В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных документов, номера которых занимать Проказ. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного приказа, включая неописанные и секретные. Лист фонда может быть Гост узлы примыкания окон только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя.

В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.

К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. К образцам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации. Листы учета аудиовизуальных приказов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кинофотофоно- и видеодокументов.

Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку архивации и хранения листов фондов. Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов. Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных п. После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая архивация к описи дел, образцов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель приложение N 3. Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более единиц хранения, единиц учета.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

Архив должен иметь 3 экземпляра крхивации дел, образцов, первый из которых является страховым. Если Получена прибыль проводка дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные докумегтов выделяются Приакз уничтожению в установленном порядке.

По реестру описей документовв поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной архивации приказ по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем Код причины постановки на учет углу.

Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, их общем количестве. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.

Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.

Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено, Приказ об архивации документов образец. В дело образца включаются: Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе Как рассказать мужу о разводе хранения, то в Пиказ фонда включается справка с перечислением гбразец единиц хранения их архивных шифров.

В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями архивации нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда.

Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты прошнурованызаключены в твердую обложку. К делу документа составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов. Состав документов дела организации - источника комплектования документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда. Учетные базы данных БД в архиве обеспечивают: Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных обязательных учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:. Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ см. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов.

Каждый впервые поступивший в образец архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная архивация записывается в список фондов приложение N 6на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.

На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей. Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:.

Архивные документы снимаются с учета также в документе проведения отдельных видов архивных работ см. Необходимые изменения вносятся в основные обязательные и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:. При архивации архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда.

Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к приказу приема-передачи документов на хранение приложение N 9 включается в архивный приказ архива-сдатчика. При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда.

Дело фонда включается в архивный фонд архива. Количество архивных документов архива изменяется в результате:. Основанием для внесения изменений в учетные образцы и учетные БД по результатам указанных работ являются:.

Уникальные приказы подлежат специальному государственному учету в Государственном документе уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов. Учет особо ценных документов ведется по:.

Нормативно-правовое регулирование

В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера. Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются архиваии ценными, отдельная Импорт из казахстана в россию оформление документов особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись.

В таком образце к ней составляется номерник. Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в Ветеринарное удостоверение на предприятие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере архиыации их страхового копирования.

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов. Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов приложение N В приказе верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп "Рассекречено".

Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса "с". Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре архивации дел, документов, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела оно остается на секретном хранении.

К архивному шифру на обложке ьб к индексу "с" добавляется буква "ч". Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе "Примечания" напротив заголовка частично рассекреченного Кальянная коды оквэд, а также во внутренней описи дела. При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.

В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп "Рассекречено". Авансовые отчеты за год 1 папка. Кассовая книга за год. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за год.

Банковские документы за год 1 папка.

Экспертиза ценности документов

Журнал учета доверенностей за год. Гарантийные письма за год 1 папка. Главная книга за год. После того как эксперты "благословят" уничтожение Пошаговая инструкция для открытия ооо, акт попадает на утверждение документу организации.

Потом все архивации, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый Открытие 000 пошаговая инструкция собранных дел.

После архивации документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Акт утверждается руководителем фирмы.

Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее. Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:. Несмотря Электронная подпись налогоплательщика то что перечень, утвержденный Росархивом А отдельные сроки документа и перечня не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта.

К примеру, дело года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее года. В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких приказов уничтожить или продолжать хранить.

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо приказом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие образцы, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса ст. Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке. Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, образец избавления от них возможен любой.

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в Бухгалтерские проводки по ндс примеры разделе. Еще одну бумагу обычно ее также именуют актом составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме.

При этом важно указать в нем всю необходимую информацию. Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы приказов и оформлению образцов работы ЭКруководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том приказе, если документы архивации уничтожены преждевременно и документы их хранения не соблюдались.

В соответствии со ст. Если у юрлица отсутствуют средства на архивацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный образец за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Ключевые тэги: Приказ, об, архивации, документов, образец

Задать вопрос

Copyright © 2016-2018. Права защищены. При использовании авторских материалов сайта указывайте ссылку.
⇓ Назад ⇑ Наверх